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傳真機的工作原理很簡單，即先掃描即將需要發送的文件并轉化為一系列黑白點信息，該信息再轉化為聲頻信號并通過傳統電話線進行傳送。接收方的傳真機"聽到"信號后，會將相應的點信息打印出來，這樣，接收方就會收到一份原發送文件的復印件。但是這種傳真機在接收到信號后的打印方式是不同的，他們的工作原理的區別也基本上在這些方面。
傳真的作用：1）由于傳真件不可被更改，所以被廣泛用于正式的商業往來文件（由于是需要簽字蓋章的商函）當中，而電話做為口頭的約定，是不具有法律效力的；2）傳真可以傳輸圖片、圖形，設計草案，甚至顏色，而電話僅僅是口頭描述，可能不能把事情描述清楚；3）傳真普及地域更廣，有電話線的地方即可收發傳真；4)保密性好，由于電話線傳輸，是不容易被竊取的（而電子郵件在互聯網傳輸過程中是很容易被竊取的），所以適用對安全要求較高的文件；5）對于不會使用電腦的人而言，傳真更易使用。
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